Papieren of digitale agenda? Kies wat jou past.
“Werk jij met een papieren of een digitale agenda?” Het is een vraag die ik als workflow expert regelmatig krijg. Mensen verwachten vaak dat ik zonder twijfel voor een digitale agenda kies. Toch is mijn antwoord genuanceerder dan dat.
Er bestaat namelijk geen perfecte agenda. Wat voor de ene persoon werkt, zorgt bij iemand anders net voor frustratie. Daarom geloof ik niet in een standaardoplossing. De beste agenda is niet de populairste of de meest geavanceerde. Het is de agenda die aansluit bij jouw manier van werken en die je elke dag met overtuiging gebruikt.
Geen one size fits all
Door de jaren heen heb ik heel wat ondernemers en medewerkers begeleid. Sommigen zweren bij een papieren agenda. Ze denken beter wanneer ze iets kunnen neerschrijven, maken graag notities in de marge of halen voldoening uit het doorstrepen van een afgewerkte taak.
Anderen voelen zich dan weer veel comfortabeler met een digitale agenda. Ze werken op verschillende locaties, plannen voortdurend afspraken in of delen hun agenda met collega’s en klanten.
Geen van beide is beter. Het enige wat telt, is dat jouw agenda je ondersteunt in plaats van extra werk oplevert. Want uiteindelijk gaat het niet over papier of digitaal. Het gaat over overzicht.
Waarom ik bewust voor een digitale agenda kies
Voor mezelf kies ik heel bewust voor een digitale agenda. Niet omdat die moderner is, maar omdat ze perfect aansluit bij de manier waarop ik werk.
Ik combineer verschillende rollen en beheer daardoor ook meerdere agenda’s. Naast mijn privéagenda heb ik mijn agenda voor Atelier Organisé en werk ik ook in de agenda’s van klanten. Al die planningen moeten voortdurend op elkaar afgestemd worden.
Dankzij Outlook zie ik op elk moment het volledige plaatje op mijn smartphone. Dat helpt me om realistische keuzes te maken. Als ik bijvoorbeeld tot 17 uur bij een klant in Antwerpen werk, weet ik meteen dat een netwerkevent in West-Vlaanderen om 18 uur geen goed idee is. Die totaalvisie is voor mij de grootste meerwaarde van digitaal plannen.
Waarom er toch nog papier op mijn bureau ligt
Toch zal je mij nooit horen zeggen dat papier verleden tijd is. Integendeel. Elke maand print ik mijn agenda af vanuit Outlook. Niet omdat ik mijn digitale planning niet vertrouw, maar omdat een maandoverzicht me iets laat zien wat een dag- of weekplanning niet kan.
Wanneer ik mijn volledige maand voor me zie, merk ik veel sneller patronen op. Misschien heb ik drie avonden na elkaar een afspraak gepland. Misschien staat er een drukke werkweek gevolgd door een weekend vol activiteiten. Of misschien besef ik dat ik al weken geen enkele vrije avond meer heb ingepland om gewoon thuis te zijn.
Op mijn afgedrukte planning staan alleen de grote lijnen: wanneer ik voor een klant werk, waar ik moet zijn en welke privéafspraken gepland zijn. De inhoud van mijn klantafspraken blijft netjes digitaal. Zo combineer ik het beste van beide werelden.
Een agenda is meer dan een verzameling afspraken
Veel mensen gebruiken hun agenda uitsluitend om afspraken in te plannen. En dat is jammer.
Een goede agenda helpt je namelijk ook om vooruit te kijken. Ze voorkomt dat je jezelf overplant, maakt zichtbaar waar er nog ruimte is en helpt je bewuste keuzes maken.
Daarom raad ik mijn klanten aan om regelmatig uit te zoomen. Kijk niet alleen naar vandaag of morgen, maar ook naar de komende weken. Heb je voldoende focusmomenten ingepland? Is er nog ruimte voor administratie? En minstens even belangrijk: wanneer neem je tijd voor jezelf?
Want ook ontspanning verdient een plaats in je agenda.
Een agenda is meer dan een verzameling afspraken
Regelmatig zie ik mensen overstappen naar een nieuwe planner of een andere app, in de hoop dat hun planning daardoor vanzelf beter wordt. Maar een nieuwe agenda lost geen gebrek aan structuur op.
De kracht zit niet in de tool, maar in het systeem dat je errond bouwt. Kies één vaste plek voor al je afspraken, werk consequent en plan regelmatig een moment in om vooruit te kijken. Pas dan wordt je agenda een hulpmiddel in plaats van een lijst met verplichtingen.
Mijn advies is daarom eenvoudig: kies niet voor wat anderen gebruiken. Kies voor wat bij jou past.
Want of je nu werkt met papier of digitaal, een agenda heeft uiteindelijk maar één doel: meer overzicht creëren, zodat jij met meer rust, focus en plezier aan het werk kunt.
Wat Atelier Organisé voor jouw bedrijf kan betekenen
Wil je meer gestructureerd aan de slag met jouw agenda? Als workflow expert help ik jezelf of jouw medewerkers graag.
